RGPD

Politique de confidentialité – Back on Track

Responsable du traitement : Aikicom Perspectives SRL
Adresse : Avenue de Mérode 64, 1330 Rixensart, Belgique
Téléphone : +32 470 29 61 69
Email : backontrack1330@gmail.com
N° d’entreprise : BE0849.906.674

Date de mise à jour : 09/03/2026

1. Introduction

Back on Track accorde une importance primordiale à la protection de vos données personnelles. Cette politique explique nos pratiques de collecte, d’utilisation et de protection de vos données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018.

2. Données collectées et bases légales

A. Données nécessaires au contrat d’adhésion

Base légale : Article 6(1)(b) RGPD – Exécution du contrat

Données obligatoires :

  • Identité : Nom, prénom, date de naissance
  • Contact : Adresse email, numéro de téléphone, adresse postale
  • Paiement : Coordonnées bancaires pour prélèvements
  • Activité : Réservations, participation aux cours

Finalités : Gestion de votre adhésion, accès aux installations, facturation, planning des cours

B. Données de santé

Base légale : Article 9(2)(a) RGPD – Consentement explicite pour données sensibles

Données facultatives avec votre consentement explicite :

  • Certificat médical (si sport à risque)
  • Informations de condition physique pour adaptation des activités
  • Données biométriques via équipements (si disponibles)

Finalités : Adaptation des activités à votre condition, sécurité, optimisation performance

C. Communications marketing

Base légale : Article 6(1)(a) RGPD – Consentement

Avec votre consentement séparé :

  • Newsletter email
  • Offres promotionnelles SMS
  • Courrier postal promotionnel

Finalités : Informations sur nouveaux services, événements, promotions

D. Données via application mywellness

Responsables conjoints : Back on Track + Technogym S.p.A

Collecte avec votre consentement :

  • Géolocalisation dans le club
  • Statistiques d’entraînement saisies
  • Préférences personnalisées
  • Données d’utilisation de l’application

3. Partage et transferts de données

Technogym S.p.A (Responsable conjoint)

Pour l’application mywellness, Back on Track et Technogym agissent comme responsables conjoints du traitement. Un accord définit nos responsabilités respectives.

Données partagées : Identité, statistiques d’entraînement, géolocalisation Finalités : Fonctionnement de l’application, personnalisation, amélioration des services Localisation : Union Européenne (Italie) + transferts sécurisés États-Unis via Clauses Contractuelles Types

Autres partenaires

  • Prestataires de paiement : Données strictement nécessaires à la transaction
  • Autorités : Uniquement sur obligation légale (Article 6(1)(c))
  • Aucune vente de données à des tiers commerciaux

4. Durées de conservation

 
Type de données Durée Justification
Contrat actif Durée d’adhésion Exécution du contrat
Après résiliation 1 an Gestion des réclamations
Données comptables 10 ans Obligation légale belge
Données de santé 2 ans après résiliation Continuité médicale
Marketing Jusqu’à retrait du consentement Durée du consentement
mywellness Tant que compte actif Selon politique Technogym

Archivage : Après la période active, les données sont archivées avec accès restreint aux seules obligations légales.

5. Vos droits RGPD

Droits fondamentaux :

  • Accès : Connaître vos données traitées
  • Rectification : Corriger des informations inexactes
  • Effacement : Supprimer vos données (sous réserves légales)
  • Portabilité : Récupérer vos données dans un format standard
  • Opposition : Vous opposer aux traitements marketing ou statistiques
  • Limitation : Restreindre l’utilisation de vos données
  • Retrait du consentement : Retirer votre accord à tout moment

Procédure :

  1. Demande : backontrack1330@gmail.com
  2. Délai de réponse : 1 mois (extensible 2 mois si complexe)
  3. Gratuit (sauf demandes manifestement abusives)
  4. Preuve d’identité requise pour sécurité

Données de santé : Réponse dans les 8 jours conformément au Code de santé publique.

6. Gestion des consentements

Marketing (séparés et granulaires) :

□ Newsletter email – Actualités et conseils fitness
□ Offres promotionnelles SMS – Réductions et événements
□ Courrier postal – Invitations exclusives

Retrait facile par email ou lien de désinscription

Géolocalisation mywellness :

□ Localisation dans le club – Check-in automatique et statistiques
Désactivable dans les paramètres de l’app

Données de santé :

□ Suivi biométrique – Optimisation personnalisée (facultatif)
□ Informations médicales – Adaptation des activités (facultatif)

Important : Ces consentements sont indépendants de votre adhésion au club.

7. Sécurité et personnel habilité

Mesures techniques :

  • Chiffrement des données sensibles
  • Accès sécurisé par authentification forte
  • Sauvegardes chiffrées régulières
  • Supervision des accès et traçabilité

Personnel habilité aux données de santé (Loi belge 30/07/2018) :

Coachs habilités :

  • Joan RODON LLINAS – Coach
  • Anselme MEUNIER – Coach
  • Gauthier WILHELMI – Coach

Formation : Bachelier Coaching Sportif – Haute École Léonard de Vinci + sensibilisation RGPD annuelle
Accès : Données condition physique, application mywellness, informations d’entraînement
Serment de confidentialité signé par chaque coach

Liste mise à disposition de l’APD sur demande

Formation du personnel :

  • Sensibilisation RGPD annuelle obligatoire
  • Procédures de confidentialité signées
  • Accès limité selon les besoins (principe du moindre privilège)

8. Application mywellness – Responsabilité conjointe

Services disponibles :

  • Réservation de cours
  • Suivi d’activité personnel
  • Consultation des horaires
  • Statistiques de fréquentation

Données traitées conjointement : Back on Track et Technogym déterminent ensemble les finalités et moyens pour l’expérience club connectée.

Politique de Technogym : Consultez mywellness.com/privacy pour leurs traitements spécifiques (comptes personnels, analyses globales).

Vos droits : Exercables auprès de Back on Track OU Technogym. Nous nous coordonnons pour la réponse.

9. Transferts internationaux

Vers États-Unis (Technogym USA Corp) :

  • Garanties : Clauses Contractuelles Types UE 2021/914
  • Données concernées : Statistiques anonymisées, fonctionnalités app
  • Evaluation d’impact : Niveau de protection analysé comme adéquat
  • Recours : Contact DPO Technogym via l’application

10. Incidents de sécurité

En cas de violation de données :

  • Notification APD : Dans les 72h si risque élevé pour vos droits
  • Information individuelle : Dans les plus brefs délais si risque élevé
  • Registre : Documentation de tous les incidents pour audit

Signalement incident : backontrack1330@gmail.com ou +32 470 29 61 69

11. Exercer vos droits et réclamations

Contact principal :

Email : backontrack1330@gmail.com
Courrier : Back on Track, Avenue de Mérode 64, 1330 Rixensart
Téléphone : +32 470 29 61 69 (lu-ve 9h-18h)

Réclamation APD :

Si vos droits ne sont pas respectés après notre réponse :

12. Modifications et transparence

Notification préalable : Toute modification substantielle vous sera communiquée 30 jours avant son entrée en vigueur par email.

Versions : Historique disponible sur demande pour traçabilité.

Audits : Cette politique fait l’objet de révisions régulières pour maintenir la conformité.

13. Informations légales complémentaires

Profilage et décisions automatisées : Aucune décision entièrement automatisée vous concernant. Les recommandations d’entraînement restent sous supervision humaine.

Mineurs (moins de 16 ans) : Consentement parental requis et vérifiable. Données minimales et protection renforcée.

Analyse d’impact : Réalisée pour tous les traitements à risque élevé, notamment données biométriques.